会社の詳しい状況を説明できない

社員の名前が分からない場合がある

会社にかかってくる電話には、特定の社員を名指ししたものも多くあります。その社員でなければわからない案件や、取引先がその社員としかやり取りをしたくないということもあるでしょう。ですが、電話代行では社員の名前まで把握することは難しいです。よくある名前であれば、違う部署の同じ名前の社員につないでしまいややこしいことになってしまうことがあります。一方で、珍しい名前であっても聞き取ることができずに間違えて記録してしまい、後から確認すると誰あての電話であったのかわからないこともあります。自社の社員であれば、社員の名前や担当部署を覚えておくことは当たり前のことですが、電話代行にそのレベルまで求めることは難しい現状があります。

会社の事業内容についての問い合わせに答えられない

会社の詳しい事業内容についての問い合わせがあった場合、電話代行では通常担当者から折り返しの連絡をすることになります。または、社員が社内にいる場合は担当社員に電話を繋ぎ答えてもらうことになるでしょう。電話代行が代わりに会社の事業内容について触れることはほとんどありません。ですが、電話をかけてくるお客さんによっては、折り返しの電話や担当者に回されることを嫌がる人も存在します。今すぐに知りたいことを問い合わせている場合などは、折り返しの電話をするといっても納得してもらえないことがあります。また、担当者につなぐことをたらいまわしにされたと感じ不快に思う人もいるようです。電話代行が詳しい事業内容を答えられないことがクレームに繋がることもありえます。