デメリットへの対策

社内の情報管理を徹底させる

電話による相談や問い合わせは顧客にとって手軽な連絡手段であり、すぐに問題を解決できるというメリットがあります。顧客からの電話に速やかに対応できることは、企業の信頼性も高まり好印象を持たれることにも繋がります。しかし、電話対応を丁寧にすることは、社員が電話対応に追われ業務に集中できないという一面もあります。そこで、業務の効率化を図るために利用したいのが電話代行サービスです。 しかし、電話代行サービスを利用するということは、社内の取引や財務状況までも代行業者に知られてしまうというリスクを伴うことがデメリットにもなります。そのため、電話代行を利用する際には、契約時に情報管理の規定を設けるなど電話代行業者に情報漏洩に関する規定を順守させることが必須です。また、企業側においても管理体制を整えておくことが必要です。

しっかりとしたマニュアルを作る

電話代行業者は、複数の企業の電話代行を受け付けていることが多いです。一般的に電話を受けるオペレーターは広く浅い業務しか理解していないため、専門的な問い合わせなどに対応できないというデメリットがあります。電話代行サービスに複雑な対応を求めるには、対応マニュアルを充実させることが必要です。通常であれば、電話代行業者は独自の対応マニュアルを持ちサービスを運営しています。しかし、専門的な知識や複雑な業務を理解してもらうために、自社の専門分野や業務に対応できるしっかりとした対応マニュアルを作ることがデメリット対策のひとつになります。電話代行業者に、自社のマニュアルで対応してもらえればデメリットを最小限に抑えることができるでしょう。